Номенклатура чека онлайн-кассы: изменения в 2021 году

До 1 февраля 2021 года индивидуальные предприниматели могли не указывать количество, наименование товаров или услуг в кассовых чеках.

Сейчас же недействительными считаются все фискальные документы без указания этого реквизита. Более того, за выдачу чека без номенклатуры можно получить серьезный штраф.

Разберемся, как этого избежать.

Номенклатура кассового чека: основные требования

Требования, установленные законом, достаточно мягкие – так как нет утвержденного справочника наименовании, за то есть несколько общих правил, таких как:

Один товар должен отличаться по наименованию от другого.
Ограниченная длина реквизита (не более 128 символов).

Чтобы упростить работу, лучше использовать ТР ТС 022/2011 или один из утвержденных классификаторов.

Реквизиты кассового чека онлайн-кассы

Помимо этого, номенклатура чека онлайн-кассы должна содержать:

общую сумму;
стоимость с учетом НДС, наценок и скидок (за ед. товара);
количество;
наименование.

Указание общего наименования (например, «Одежда») и суммы покупки больше не допускается. Но большинство современной ККТ справляется с самостоятельным выводом реквизитов, предпринимателю же остается своевременно вносить и обновлять номенклатуру.

Дополнительно в реквизитах указывается регистрационный номер онлайн-кассы, код маркировки, фискальный признак, система налогообложения, ФИО кассира и другие параметры. Все чеки должны иметь QR-код и код маркировки (если вы продаете маркированную продукцию).

Также вы будете обязаны предъявлять электронные чеки клиентам по их требованию. Если же покупатель решил вернуть купленную вещь, в документе указывается «возврат прихода».

Как правильно указать наименование?

Мы рекомендуем использовать название, установленное производителем. Код номенклатуры можно будет узнать в справочнике товаров, но ФНС пока только начинает его создание. При этом, клиент должен легко отличать наименования друг от друга. Приведем три простых примера:

вместо «ремонт ноутбука» лучше указать «диагностика и замена материнской платы ноутбука HP»;
вместо «хлеб» рекомендуем указывать «батон нарезной»;
вместо «майка детская 1» и «майка детская 2» лучше указать «майка детская с принтом Машинки» и «майка детская лимонного цвета».

Способ расчета «аванс» используется тогда, когда наименование при оплате еще неизвестно. После этого нужно сформировать чек с «полным расчетом» - когда сведения станут известны. Кассовые программы обычно имеют эту функцию.

Можно работать и без товароучетной программы – этот сервис необязателен. Владельцам малого бизнеса достаточно создать каталог товаров прямо в ККТ. Особенно, если для учета вы используете таблицы Excel или даже обычные тетради.

В любом случае, ТУ-программы сейчас стоят недорого, и пользоваться ими гораздо удобнее, чем вручную заполнять каталоги.

Процесс внесения товаров

То, как будет создаваться каталог, зависит от типа вашего оборудования.

Например, фискальные регистраторы поддерживают сразу несколько методов внесения названий (умный поиск и сканирование). А вот автономные кассы требуют подключения к компьютеру и вызова мастера. Затем:

Каждый товар получает свой собственный номер.
Формируя чек, кассир выбирает номер на клавиатуре либо сканирует штрих-код.

При большом количестве наименований очень трудно запомнить их порядковые номера, поэтому на автономной кассе невозможно работать без сканера. Еще один недостаток оборудования – это маленький объем памяти. Также некоторые из моделей автономных касс не поддерживают работу с маркированным товаром.

Для выбора позиции на смарт-терминале используется:

Голосовой поиск. Такая функция поддерживается только в кассовых приложениях для мобильных девайсов.
Панель избранных товаров. Вы можете самостоятельно выбрать продукцию, которая чаще всего покупается вашими клиентами. Некоторое ПО делает это автоматически.
Поиск по наименованию. Если ваша ККТ поддерживает умный поиск, для нахождения позиции пропечатайте первые буквы ее названия.
Штрих-коды. Сначала в базу вбиваются товары с маркировкой, затем продавец считывает ее с упаковок. Поиск происходит автоматически.

Стоимость и количество продукции вводится кассиром. После создания фискального документа будет автоматически подсчитана сумма чека. Как и было сказано выше, предложенные способы поддерживаются не всем оборудованием и не всеми кассовыми программами – желательно заранее узнать, какие из них подойдут вам.

Какие сведения нужны при авансовой оплате?

Встречаются случаи, когда количество товаров в момент оплаты неизвестны. Несмотря на это, фискальный документ сформировать нужно.

Изучим Письмо Минфина РФ № 03-01-15/26352. В нем указывается, что при создании чека, в качестве признака расчета должно быть прописано «Аванс». Это средства, уже полученные за оказание услугу или продажу продукта.

Затем вы формируете еще один чек, с указанием признака «Полный расчет». В нем не будет указана ранее внесенная денежная сумма, зато будут перечислены названия, а также объем оказанных услуг и проданных продуктов.

Выбор удобной ККТ для формирования чеков

Смарт-терминалы считаются наиболее удобными в работе. Данные вносятся в них самостоятельно и без каких-либо проблем. Автономные же кассы требуют остановки торговли и, в некоторых случаях – вызова специалиста.

При покупке рекомендуем руководствоваться следующими правилами:

Удостоверьтесь, что касса поддерживает ЭДО. Это важно для предпринимателей, продающих товары с обязательной маркировкой.
Проверьте, есть ли возможность интеграции сведений из файлов Excel. Обычно эта функция есть в Личном кабинете. Массовый перенос удобнее, чем заполнение карточек товаров в каталоге с нуля.
Выбирайте оборудование с товароучетным сервисом. Даже если ваш бизнес – небольшой, лучше заранее купить онлайн-кассу с поддержкой ТУ. Это пригодится в будущем, тем более стоимость обслуживания товароучетного ПО невысока.
Узнайте, есть ли панель «Избранное». Использование смарт-терминала с такой функцией ускорит обслуживание клиентов. Тем более, не на всех популярных товарах есть маркировка.
Проверьте наличие дополнительного справочника товаров. Так можно быстро создавать карточки, если вы случайно забыли внести позицию и устройство не может найти ее по каталогу.
Удостоверьтесь, что карточки товаров можно будет изменить в самой кассе. Это нужно для того, чтобы кассир мог вносить корректировки, не заходя в личный кабинет. Только некоторые ККТ поддерживают такую функцию.
И в личном кабинете, и в кассе должна быть функция ввода номенклатуры. Авторизоваться в ЛК можно с любого устройства (даже со смартфона). Для внесения товаров не придется останавливать торговлю – товаровед сможет добавить товары в каталог сам, со своего телефона или ПК, а кассир продолжит пробивать позиции.

Перечисленные нюансы упростят работу с номенклатурой и помогут вам подобрать оптимальный вид кассы для своей работы. Главное – покупайте только сертифицированное оборудование у официальных поставщиков, например, в интернет-магазине «АРТА».

Возможные проблемы с формированием отчетности

Выполнение требований нового законодательства может создать некоторые неудобства. Особенно у ИП, которые раньше не пользовались товароучетными программами, не создавали каталогов продукции и пробивали чеки с общими названиями категорий продукции.

Вот одни из самых распространенных проблем:

Нужны дополнительные реквизиты. Это касается организаций, выкупающих товары у своих клиентов – пунктов приема лома или ломбардов. В таких случаях в чеке указывают возврат и признак расхода.
Не все оборудование подключается к управляющему устройству. Решение – доработка или приобретение новой ККТ.
Слишком много позиций. Для внесения большого количества данных следует использовать таблицы, облачные сервисы или учетное ПО. Небольшую товарную базу можно создать вручную – в этом владельцам маленького бизнеса повезло.
Проблемы с выбором ПО. Некоторое оборудование требует подключения к смартфону, планшету или компьютеру для обновления и создания базы. Самым популярным сейчас считается программное обеспечение от «1С». Оно позволяет сразу отображать номенклатуру в кассовом чеке.
Невозможно использовать онлайн-кассу. Рекомендуется выдавать товарные чеки или бланки строгой отчетности. Они являются правомерной заменой чекам, если вы верно указываете в них наименования.

При возникновении других вопросов, касающихся настройки ККТ, обращайтесь к сотрудникам торговой точки, где была приобретена кассовая техника.

Какое наказание грозит за отсутствие номенклатуры?

С начала 2021 года вступил в силу закон, согласно которому статьи 14.5 КоАП РФ и требования 54-ФЗ переносятся в Налоговый кодекс. С 1 февраля вы не сможете отделаться небольшим штрафом или предупреждением.

При несоблюдении законодательства придется заплатить:

до 10 000 рублей – компаниям;
до 3 000 рублей – должностным лицам.

Более того, чек будет признан недействительным, если вы не укажете наименование или допустите серьезную ошибку в нем.

Искать нарушения сотрудники инспекции могут до трех лет. Даже если вы неправильно сформируете чек весной 2021 года, его беспроблемно смогут найти и требовать разъяснений уже весной 2023 года. Соответственно, вы понесете наказание. Более того, в будущем планируется введение более серьезных санкций: среди них блокировка счетов или сайта.

Подробнее о штрафах вы можете узнать, ознакомившись с КоАП РФ, ч. 4 ст. 14.5.

Резюме

Соблюдение требований нового законодательства не такое сложное, каким кажется. Чтобы избежать санкций, достаточно своевременно создать товарный каталог (или перейти на другое ПО, если эта функция у вас не поддерживается) и научиться им пользоваться.

Некоторые компании, являющиеся официальными поставщиками ККТ (например, ранее упомянутая нами «АРТА») также предлагают услуги по созданию и наполнению каталогов. Это подойдет тем, кто плохо разбирается в настройке оборудования или испытывает затруднения.

Индивидуальные предприниматели могут не опасаться, что дальнейший процесс работы с кассой будет сложным – главное, чтобы все наименования были менее 128 печатных знаков, были понятны клиенту (он мог отличить схожие позиции друг от друга) и соответствовали реальности.

Тип заявки *

Программное обеспечение *

Версия

Оборудование *

Модель

Телефон *

Почта *

ИНН *

Описание неисправности *